Un software per la gestione dei documenti e delle informazioni si occupa essenzialmente di:
- Archiviazione digitale di dati e di documenti con funzioni di ricerca ad indicizzazione semplificata;
- Inserimento di firma digitale e grafometrica;
- Validazione legale a distanza in formato digitale dei contratti;
- Archiviazione sostitutiva (documenti fiscali e tributari);
- Archiviazione ibrida;
- Sistemi di controllo e registrazione degli accessi;
- Semplificazione nella gestione della privacy.
Un software di gestione documentale aiuta veramente a digitalizzare la tua azienda.
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Gestione documentale: cosa è, a cosa serve
In un ufficio, un documento ha il proprio ciclo di vita: viene prodotto, modificato, reso disponibile o scambiato e condiviso, e dunque archiviato, per poi all’occorrenza essere ripreso successivamente. La gestione documentale si occupa proprio di ottimizzare questi processi e stabilire le procedure standard ed universali del workflow documentale. Nell’esigenza di snellire il lavoro e aumentare la produttività, e nel poter archiviare in modo sicuro le informazioni anche in grosse quantità, la digitalizzazione dei documenti svolge naturalmente il ruolo principale.
Addio faldoni pesanti e polverosi, cartelle e fogli volanti lasciati sulle scrivanie, bigliettini memo appiccicati ai monitor. Un software di gestione documentale (o DMS, Document Management System) ha proprio il vantaggio di gestire in maniera completamente digitalizzata e centralizzata i workflow documentali, garantendo una maggiore sicurezza nella condivisione delle informazioni e nella loro conservazione. Con la gestione centralizzata dei documenti, tutti gli utenti di un’azienda o di un ufficio accedono e usufruiscono dei documenti e delle informazioni con le medesime modalità, sulla base di un modello condiviso internamente.
I vantaggi sono innegabili: abbattimento dei costi, immediata disponibilità dei documenti, facilità di condivisione e inalterabilità delle informazioni in essi contenuti.
Senza contare i vantaggi collaterali: minor consumo di carta; abbattimento dei tempi di ricerca di un documento; scomparsa di scaffali pieni di faldoni, fogli e cartelle; dunque una migliore vivibilità dell’ufficio data dall’aumento di luce e di spazio.
Cosa si può fare con un software di gestione documentale
Gestione delle email trattate come documenti digitalizzati
La comunicazione aziendale di oggi si basa su altissimi flussi di email. Integrando le email (incluse le PEC) nel software di archiviazione e di gestione documentale, si evitano ridondanze e duplicazioni di allegati, si riduce lo spazio dati presenti nel server di posta, e si attivano meccanismi di facilitazione della ricerca dei contenuti. Evolviamo la comunicazione in proficua collaborazione.
Workflow operativi
Consentono di organizzare il lavoro con la condivisione automatica dello stato di avanzamento dei processi. Tutti saranno a conoscenza delle fasi di lavoro, di chi ha le diverse responsabilità nel farle progredire, e di chi potrà concludere i processi.
Workflow approvativi
All’interno dei workflow operativi, vengono tracciati gli operatori, le revisioni dei file, le firme digitali e grafometriche, gli stati di avanzamento dei processi. Le persone autorizzate potranno far evolvere i processi e i colleghi di lavoro disporranno di un piano di lavoro puntuale.
Controllo e registrazione degli accessi
Entrare in un’azienda, in un cantiere, in un ufficio, in un locale riservato, in una sala riunioni: con lo scanner a riconoscimento facciale ed il software di archiviazione, è possibile tracciare le persone, l’orario di accesso, la temperatura corporea, le dotazioni di mascherina ed elmetto di protezione, ed attivare automazioni quali l’apertura automatica delle porte, segnali acustici e segnali luminosi. Un sistema che consente di liberare risorse umane che oggi vengono impiegate per il controllo degli accessi.
Gestione della privacy
I titolari del trattamento dei dati sono chiamati ad analizzare le modalità del trattamento con appositi processi di valutazione, e sono tenuti a produrre le informative che devono essere recepite e siglate dai soggetti coinvolti. Avere un software che snellisce i processi ed in automatico genera, inoltra e traccia le approvazioni delle informative, aiuta concretamente a semplificare la gestione della privacy producendo un archivio digitale consultabile e sempre aggiornato.
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